Bạn đang muốn biến bảng tính Excel thành một bảng điều khiển nhiệm vụ chuẩn eSport — theo dõi tiến độ, tự động đánh dấu hoàn thành, hiện progress bar và timestamp khi “quẩy xong” một nhiệm vụ? Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn chi tiết cách dùng checkbox trong Excel (in-cell checkbox từ Insert tab), kết hợp công thức và Conditional Formatting để tự động hóa quy trình quản lý task — đơn giản, trực quan và cực hợp với phong cách “build” của game thủ.
Từ khóa chính: checkbox trong Excel (xuất hiện ngay đầu), và mình sẽ giữ mọi công thức, bước thực hiện chính xác giống bài gốc nhưng trình bày thân thiện hơn với anh em gamer.
Tổng quan nhanh: checkbox in-cell là gì và vì sao cần dùng
- Checkbox in-cell là checkbox gắn trực tiếp vào ô (không phải control nổi kiểu Developer). Có sẵn trên Excel Microsoft 365, Excel for the web và ứng dụng di động.
- Mỗi checkbox có giá trị Boolean: TRUE khi checked, FALSE khi unchecked — điều này là chìa khóa để dùng checkbox với công thức như AND, COUNTIF, FILTER…
- Ứng dụng thực tế: tự động đánh dấu Completed khi các giai đoạn Stage1/2/3 xong, thống kê số task hoàn thành, hiển thị progress bar, danh sách task chưa xong, timestamp khi hoàn tất.
Cách thêm, check và xoá checkbox trong Excel
- Chọn ô hoặc vùng ô muốn thêm checkbox.
- Vào thẻ Insert trên ribbon, bấm Checkbox (in-cell checkbox).
- Click để check/uncheck, hoặc chọn ô rồi nhấn phím Space để thay đổi trạng thái.
- Để xoá checkbox: chọn ô → Delete (với ô đang checked có thể cần nhấn Delete hai lần).
Lưu ý: để đổi màu dấu tick, chọn ô chứa checkbox rồi thay đổi Font Color trong thẻ Home.
Thêm checkbox vào các ô trong một bảng Excel, mục Insert đang được highlight
Checkbox = Boolean: nhìn giá trị TRUE/FALSE
Chọn ô chứa checkbox và nhìn vào thanh công thức, bạn sẽ thấy TRUE nếu checked, FALSE nếu unchecked — điều này rất quan trọng khi bạn lồng checkbox vào công thức.
Một ô chứa checkbox được check, giá trị Boolean TRUE hiển thị trên Formula Bar
Tự động check Completed khi mọi Stage đều xong (dùng AND)
Sử dụng ví dụ bảng T_Progress có các cột Stage1, Stage2, Stage3, Completed.
Mục tiêu: khi Stage1, Stage2, Stage3 đều checked → tự động check Completed.
Công thức (ở ô E4 của cột Completed trong bảng):
=AND([@Stage1]=TRUE,[@Stage2]=TRUE,[@Stage3]=TRUE)- Hàm AND trả TRUE chỉ khi tất cả điều kiện đều đúng.
- Gõ công thức ở ô đầu tiên, sau đó double-click fill handle để áp dụng xuống phần còn lại của cột. Lưu ý: Excel không autofill checkbox như ô bình thường nên cần thao tác này cho lần đầu; table mới thêm hàng sẽ giữ công thức tự động.
Ví dụ thực tế: khi boss A (Stage1), boss B (Stage2), boss C (Stage3) đều “hạ gục” → mission Completed tự động chuyển thành checked.
Checkbox trong ô E4 được check vì công thức trả về TRUE
Dùng trạng thái checkbox để tính toán: COUNTIF, tỷ lệ, tiến độ
Đếm số task hoàn thành:
=COUNTIF(T_Progress[Completed],TRUE)Kết quả trả về số ô Checked trong cột Completed.
Tạo progress bar:
- Gộp ô (merge) D1:F1 để làm thanh dài.
- Công thức tính tỉ lệ:
=C1/COUNTA(T_Progress[Task])Trong đó C1 là số Completed (từ COUNTIF). Sau đó chuyển sang dạng phần trăm và áp dụng Conditional Formatting → Data Bars. Trong rule, set Minimum = 0, Maximum = 1 (vì giá trị là decimal 0..1).
Tip: mình thường không khuyến khích merge cells vì gây rối khi sort/filter, nhưng để làm progress bar cho dashboard đơn giản thì ok.
Tạo progress bar dựa trên tỉ lệ các checkbox được check trong cột Completed
Lọc task theo trạng thái: FILTER + TRUE/FALSE trick
FILTER là vũ khí meta nếu bạn dùng Excel Microsoft 365:
Liệt kê task đã hoàn thành:
=FILTER(T_Progress[Task],T_Progress[Completed]=TRUE)Liệt kê task chưa hoàn thành:
=FILTER(T_Progress[Task],T_Progress[Completed]=FALSE)Liệt kê task chưa bắt đầu (tất cả Stage đều FALSE):
=FILTER(T_Progress[Task],T_Progress[Stage1]+T_Progress[Stage2]+T_Progress[Stage3]=0)Giải thích: TRUE được coi là 1, FALSE là 0 → tổng bằng 0 nghĩa là chưa có stage nào được tick.
Tip: bọc FILTER trong IFERROR để hiển thị thông điệp hoặc giữ ô trống khi không có kết quả.
Hàm FILTER trong Excel dùng để liệt kê các task có checkbox đã được check
Format cả hàng khi checkbox Completed được check (Conditional Formatting)
Muốn toàn bộ row chuyển thành màu xám khi Completed = TRUE (ví dụ đánh dấu mission đã loot xong):
- Chọn toàn bộ vùng bảng.
- Home → Conditional Formatting → New Rule → “Use a formula to determine which cells to format”.
- Dùng công thức với mixed reference, bắt đầu từ hàng 4:
=$E4=TRUE - Chọn format (ví dụ font màu xám nhạt hoặc fill light gray) → OK.
Ý nghĩa: cột E cố định ($E) nhưng hàng thay đổi, nên quy tắc áp dụng cho tất cả dòng tương ứng.
Các hàng trong bảng bị làm mờ nhờ conditional formatting khi checkbox Completed được check
Ghi timestamp khi checkbox được check (timestamp tĩnh)
Mục tiêu: khi tick Completed, ghi lại ngày giờ (static) trong cột Timestamp — không bị update mỗi lần workbook recalculates.
Công thức dùng IFS với circular reference:
=IFS([@Completed]=FALSE,"",[@Timestamp]="",NOW(),TRUE,[@Timestamp])- Ý tưởng: nếu Completed = FALSE → giữ ô trống.
- Nếu Timestamp rỗng và Completed vừa chuyển TRUE → đặt NOW() (thời điểm hiện tại).
- Ngược lại, giữ nguyên giá trị cũ.
Cần bật Iterative Calculations trong Excel Options:
- File → Options → Formulas → Enable iterative calculation.
Lưu ý: iterative calculation có thể làm chậm workbook, dùng khi thật cần thiết.
Hướng dẫn định dạng ô Timestamp:
- Chọn cột Timestamp → Format Cells → Custom → chọn định dạng ngày/giờ phù hợp.
Hộp thoại Format Cells cho phép chọn định dạng ngày giờ tùy chỉnh để hiển thị timestamp
Những lỗi thường gặp và cách khắc phục nhanh
- Checkbox không thay đổi khi copy công thức: hãy double-click fill handle hoặc đảm bảo bạn đang thao tác trong một Excel Table để công thức áp dụng cho hàng mới.
- Timestamp hiển thị nhầm: kiểm tra xem Iterative Calculations đã được bật chưa, và đảm bảo công thức tham chiếu đúng cột Timestamp trong bảng.
- Conditional formatting không áp dụng cho hàng mới: dữ liệu phải được định dạng dưới dạng Excel Table để quy tắc mở rộng tự động.
Kết luận — Biến Excel thành bảng điều khiển nhiệm vụ chuẩn pro
Checkbox trong Excel là công cụ đơn giản nhưng mạnh mẽ để quản lý task kiểu “game loop”:
- Dùng AND để tự động đánh dấu Completed khi các Stage hoàn tất.
- Dùng COUNTIF + Conditional Formatting để tạo progress bar trực quan.
- Dùng FILTER để tạo danh sách động của tasks theo trạng thái.
- Dùng IFS + Iterative Calculations để ghi timestamp tĩnh khi task hoàn thành.
- Kết hợp Conditional Formatting để highlight/hide row giống như “grayout” các mission đã loot.
Thử áp dụng ngay cho project của bạn — build dashboard kiểu game dev, theo dõi backlog, sprint hay danh sách nhiệm vụ cá nhân. Anh em đã áp dụng checklist này cho task list của mình chưa? Chia sẻ cách bạn “build” bảng tiến độ bên dưới nhé!
