Đó chính là lúc định dạng số (Number Formats) phát huy sức mạnh của mình. Từ việc hiển thị đơn vị tiền tệ, tỷ lệ phần trăm cho đến ngày tháng, định dạng số giúp dữ liệu của bạn trở nên rõ ràng, dễ hiểu và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.
Hãy cùng HoiquanGame khám phá thế giới đa dạng của định dạng số trong Excel, từ những kiến thức cơ bản cho người mới bắt đầu cho đến những thủ thuật nâng cao dành cho dân chuyên nghiệp!
Định dạng số trong Excel là gì? Tại sao cần sử dụng?
Định dạng số trong Excel là cách bạn “nói” cho Excel biết cách hiển thị và xử lý dữ liệu số trong bảng tính. Thay vì chỉ đơn thuần là những dãy số khô khan, bạn có thể biến chúng thành đơn vị tiền tệ ($, €), tỷ lệ phần trăm (%), ngày tháng (dd/mm/yyyy),…
Vậy tại sao định dạng số lại quan trọng?
- Dễ đọc, dễ hiểu: Định dạng số giúp dữ liệu của bạn trở nên trực quan, dễ đọc và dễ hiểu hơn, đặc biệt là với những bảng tính chứa nhiều số liệu phức tạp.
- Xử lý dữ liệu chính xác: Excel sẽ hiểu rõ bản chất dữ liệu bạn nhập vào, từ đó thực hiện các phép tính toán một cách chính xác.
- Trình bày chuyên nghiệp: Bảng tính của bạn sẽ trông chuyên nghiệp và ấn tượng hơn với định dạng số phù hợp.
Mở Khóa Hộp Thoại Format Cells: 4 Cách Đơn Giản
Trước khi bắt đầu hành trình khám phá thế giới định dạng số, chúng ta cần mở hộp thoại Format Cells. Hãy “bỏ túi” ngay 4 cách đơn giản sau:
- Phím tắt “thần thánh”: Chọn vùng dữ liệu cần định dạng > Nhấn tổ hợp phím CTRL + 1.
- Chuột phải “thân thiện”: Click chuột phải vào vùng dữ liệu > Chọn Format Cells.
- Mũi tên “nhanh gọn”: Nhấn vào mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải nhóm Number trong thẻ Home.
- Thẻ Home “quen thuộc”: Tại thẻ Home, chọn Format > Format Cells.
Format Cells
Hình ảnh minh họa 4 cách mở hộp thoại Format Cells
“Lướt” Nhanh Các Kiểu Định Dạng Số Cơ Bản Trong Excel
Hộp thoại Format Cells hiện ra với 6 thẻ chính: Number, Alignment, Font, Border, Fill, Protection. Mỗi thẻ mang đến cho bạn những công cụ tùy chỉnh khác nhau. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tập trung vào thẻ Number.
1. Định dạng Number: “Gương mặt thân quen”
Đây là định dạng mặc định của Excel. Bạn có thể tùy chỉnh:
- Decimal places: Số chữ số thập phân.
- Use 1000 Separator (,): Sử dụng dấu phẩy phân cách hàng nghìn.
- Negative numbers: Định dạng số âm (ví dụ: hiển thị bằng màu đỏ, dấu ngoặc đơn).
2. Định dạng Text: Khi bạn muốn Excel “hiểu” theo cách của bạn
Định dạng Text sẽ hiển thị dữ liệu chính xác như những gì bạn nhập vào, kể cả số 0 ở đầu.
3. Định dạng Currency: “Tiền nào của nấy”
Với định dạng Currency, bạn có thể:
- Chọn đơn vị tiền tệ mong muốn.
- Tùy chỉnh số chữ số thập phân.
- Định dạng số âm.
4. Định dạng Accounting: “Chuẩn chỉnh” cho dân kế toán
Tương tự Currency, định dạng Accounting cũng dùng cho dữ liệu tiền tệ nhưng được căn chỉnh theo hàng dọc, tạo sự thống nhất và dễ nhìn hơn cho các báo cáo tài chính.
5. Định dạng Percentage: “Tỷ lệ” trong tầm tay
Định dạng Percentage hiển thị dữ liệu dưới dạng phần trăm (%) một cách nhanh chóng và trực quan.
6. Định dạng Scientific: “Thu gọn” những con số khổng lồ
Scientific được sử dụng để hiển thị các số rất lớn hoặc rất nhỏ dưới dạng khoa học (ví dụ: 1.23E+06).
7. Định dạng Custom: “Tự do sáng tạo” theo cách của bạn
Custom cho phép bạn tự tạo định dạng theo ý muốn với 4 phần: số dương, số âm, số 0 và text.
Mẹo Nhỏ Cho Dân “Pro” Excel
- Luôn kiểm tra lại dữ liệu: Sau khi áp dụng định dạng số, hãy kiểm tra kỹ kết quả để đảm bảo tính chính xác.
- Định dạng cho cả cột: Thay vì định dạng từng ô, bạn có thể chọn cả cột và áp dụng định dạng số mong muốn.
Lời Kết
Định dạng số là một trong những “chìa khóa” quan trọng giúp bạn khai thác tối đa sức mạnh của Excel. Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn những kiến thức bổ ích và thú vị về định dạng số.
Hãy tiếp tục theo dõi HoiquanGame để cập nhật thêm nhiều thủ thuật Excel hữu ích khác nhé!
